Privacyverklaring ZeroAbsence
Laatst bijgewerkt: 4 mei 2026
ZeroAbsence hecht veel waarde aan de bescherming van uw privacy en de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe wij deze gegevens beschermen en welke rechten u heeft.
Deze privacyverklaring is van toepassing op de website www.zeroabsence.nl en op de dienstverlening van ZeroAbsence, waaronder ondersteuning bij het verminderen van ziekteverzuim, preventieve gezondheidsprogramma’s, PAGO/PMO-dienstverlening, rijbewijskeuringen en aanverwante diensten.
Wijzigingen in deze privacyverklaring
ZeroAbsence kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, wetgeving of interne processen veranderen. De meest actuele versie staat altijd op www.zeroabsence.nl.
Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?
De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:
ZeroAbsence handelsnaam van Change My Life
Nassaustraat 1-F
5583 BN Waalre
Nederland
Website: www.zeroabsence.nl
E-mail: contact@zeroabsence.nl
Indien ZeroAbsence diensten uitvoert in samenwerking met artsen, bedrijfsartsen, arbodiensten, keuringsartsen, laboratoria of andere zorgprofessionals, kunnen deze partijen in bepaalde gevallen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn voor hun eigen medische dossiers en professionele verslaglegging.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van uw contact met ZeroAbsence kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:
Algemene contactgegevens
• naam en achternaam;
• adresgegevens;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• bedrijfsnaam of werkgever;
• functie of afdeling;
• communicatiegegevens, zoals e-mails of contactformulieren.
Gegevens voor afspraken en dienstverlening
• datum en tijd van afspraken;
• soort dienst of onderzoek;
• intakegegevens;
• administratieve gegevens;
• factuur- en betalingsgegevens.
Gegevens in het kader van PAGO, PMO, verzuimbegeleiding of keuringen
Indien u gebruikmaakt van diensten waarbij gezondheid, inzetbaarheid, preventie of medische keuringen een rol spelen, kunnen ook bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt, zoals:
• gezondheidsgegevens;
• medische voorgeschiedenis voor zover noodzakelijk;
• leefstijl- en risicofactoren;
• meetwaarden of onderzoeksresultaten;
• informatie die relevant is voor preventief medisch onderzoek;
• gegevens die nodig zijn voor rijbewijskeuringen of andere medische beoordelingen.
ZeroAbsence verwerkt gezondheidsgegevens uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de betreffende dienst en binnen de grenzen van de geldende wet- en regelgeving.
Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:
Contact en informatievoorziening
Bijvoorbeeld om uw vraag te beantwoorden, een afspraak te maken of informatie toe te sturen.
Uitvoering van onze diensten
Bijvoorbeeld voor PAGO, PMO, preventieve gezondheidsprogramma’s, verzuimgerelateerde dienstverlening, rijbewijskeuringen of adviestrajecten.
Medische of preventieve beoordeling
Indien van toepassing worden gegevens verwerkt voor een medisch onderzoek, gezondheidscheck, keuring of preventieve analyse.
Administratie en facturatie
Bijvoorbeeld voor het verwerken van betalingen, facturen en boekhoudkundige verplichtingen.
Kwaliteit en verbetering van dienstverlening
Wij kunnen gegevens gebruiken om onze dienstverlening te verbeteren, mits dit binnen de AVG is toegestaan.
Wettelijke verplichtingen
Bijvoorbeeld verplichtingen op grond van fiscale wetgeving, medische bewaarplicht of andere wettelijke voorschriften.
Marketing en nieuwsbrieven
Alleen indien u hiervoor toestemming heeft gegeven of wanneer sprake is van een bestaande klantrelatie binnen de wettelijke grenzen. U kunt zich altijd afmelden.
Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?
ZeroAbsence verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie kan dit zijn:
• uitvoering van een overeenkomst;
• toestemming;
• wettelijke verplichting;
• gerechtvaardigd belang;
• noodzakelijkheid voor gezondheidszorg, preventieve geneeskunde, arbeidsgeneeskunde of medische beoordeling, voor zover wettelijk toegestaan;
• expliciete toestemming wanneer dat vereist is.
Wanneer verwerking gebaseerd is op toestemming, kunt u deze toestemming altijd intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden.
Verwerking van gezondheidsgegevens
Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en krijgen extra bescherming. ZeroAbsence verwerkt gezondheidsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de betreffende dienstverlening en wanneer daarvoor een wettelijke uitzondering of geldige grondslag bestaat.
Medische gegevens worden niet zonder geldige reden gedeeld met derden. In het kader van verzuim geldt dat een werkgever geen medische diagnoses, klachten of medische details van werknemers mag ontvangen. Werkgevers ontvangen uitsluitend informatie die zij wettelijk mogen verwerken, bijvoorbeeld noodzakelijke administratieve of functionele informatie, en alleen voor zover toegestaan.
Bij PAGO/PMO-dienstverlening worden resultaten richting werkgevers in beginsel uitsluitend geanonimiseerd of geaggregeerd gerapporteerd, tenzij individuele terugkoppeling wettelijk is toegestaan of de betrokkene daarvoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.
Delen van persoonsgegevens met derden
ZeroAbsence deelt persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening, wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Mogelijke ontvangers zijn:
• artsen, bedrijfsartsen, keuringsartsen of andere bevoegde zorgprofessionals;
• arbodiensten of re-integratieprofessionals, voor zover van toepassing;
• laboratoria of diagnostische partners;
• IT- en softwareleveranciers;
• boekhouder of accountant;
• betalingsdienstverleners;
• overheidsinstanties indien wettelijk verplicht.
Met partijen die namens ZeroAbsence persoonsgegevens verwerken, sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst. Derden mogen uw gegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken, tenzij zij zelf wettelijk verwerkingsverantwoordelijke zijn.
Verstrekking aan werkgevers
Wanneer ZeroAbsence diensten uitvoert voor werkgevers, bijvoorbeeld op het gebied van verzuimpreventie, PAGO of PMO, geldt een strikte scheiding tussen medische informatie en werkgeversinformatie.
Een werkgever ontvangt geen medische diagnoses, klachten, behandelgegevens of andere medische details. Indien rapportage aan een werkgever plaatsvindt, gebeurt dit uitsluitend binnen de wettelijke kaders. Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit geanonimiseerde groepsrapportages, algemene preventieve adviezen of functionele informatie die noodzakelijk is voor begeleiding of inzetbaarheid.
Bewaartermijnen
ZeroAbsence bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.
In algemene zin hanteren wij de volgende uitgangspunten:
• contactgegevens: zolang nodig voor contact of opvolging;
• administratieve en fiscale gegevens: in beginsel 7 jaar;
• medische gegevens: volgens de geldende medische bewaartermijnen, indien sprake is van een medisch dossier;
• gegevens voor nieuwsbrieven: totdat u zich afmeldt;
• website- en cookiegegevens: volgens de bewaartermijnen zoals vermeld in de cookie-instellingen of cookieverklaring.
Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, worden deze verwijderd of geanonimiseerd.
Beveiliging van persoonsgegevens
ZeroAbsence neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, wijziging of openbaarmaking.
Denk hierbij aan:
• beveiligde opslag;
• toegangsbeperking tot dossiers en systemen;
• gebruik van wachtwoorden en autorisaties;
• zorgvuldige omgang met medische gegevens;
• geheimhoudingsafspraken met medewerkers en samenwerkingspartners;
• beveiligde communicatie waar mogelijk;
• regelmatige controle van processen en systemen.
Cookies en websitegebruik
De website van ZeroAbsence kan gebruikmaken van cookies of vergelijkbare technieken. Deze kunnen nodig zijn voor het goed functioneren van de website, voor analyse van websitegebruik of voor marketingdoeleinden.
Voor analytische of marketingcookies wordt, waar vereist, vooraf toestemming gevraagd. U kunt uw cookie-instellingen zelf beheren via uw browser of via de cookie-instellingen op de website.
Plaats bij voorkeur een aparte cookieverklaring op de website als gebruik wordt gemaakt van Google Analytics, Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag of andere trackingtechnologie.
Nieuwsbrief en commerciële communicatie
Wanneer u zich inschrijft voor een nieuwsbrief of informatieaanvraag, gebruiken wij uw e-mailadres om u relevante informatie te sturen. U kunt zich op elk moment afmelden via de afmeldlink in de e-mail of door contact met ons op te nemen.
Uw rechten
U heeft op grond van de AVG verschillende rechten. U kunt ZeroAbsence verzoeken om:
• inzage in uw persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste gegevens;
• verwijdering van gegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van gegevens;
• bezwaar tegen verwerking;
• intrekking van eerder gegeven toestemming.
U kunt hiervoor contact opnemen via [e-mailadres invullen].
Wij kunnen u vragen om zich te identificeren voordat wij aan een verzoek voldoen. Dit doen wij om te voorkomen dat gegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt.
Klachten
Heeft u een klacht over de manier waarop ZeroAbsence met uw persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact met ons op via [e-mailadres invullen]. Wij proberen uw klacht zorgvuldig en zo snel mogelijk op te lossen.
U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.